Die automatische Rechnungsverarbeitung für Schweizer KMU

«Der digitale Wandel ist in vollem Gang. Unternehmer benötigen
innovative Lösungen, um die neuen Technologien effizient einzusetzen.
Wir begleiten Sie in das neue Zeitalter!
»

Herausforderungen

Rechnungen und Belege kommen heute auf verschiedensten Wegen bei Ihnen an. Es gilt sicherzustellen, dass diese gesammelt, von den richtigen Personen kontrolliert und fristgerecht verarbeitet werden. Dies kostet Sie wertvolle Zeit und Ressourcen.

 

 

Haben auch Sie mit diesen Punkten zu kämpfen?

  • Unterschiedliche Kanäle für Belege wie Papier, Scan, E-Mail usw.
  • Mehrstufige Freigabeprozesse mit unterschiedlichen Mitarbeitern
  • Erschwerte Übersicht, welcher Beleg schon erfasst wurde und wo er ist
  • Der Unterhalt des Papierarchivs ist umständlich und teuer
  • Schwieriger Datenaustausch mit Ihrem Buchhalter/Treuhänder
  • Aufwändige Bereitstellung der Daten für Revisoren
  • Zeitaufwändiges Erfassen, jeder Beleg muss mühsam eingetippt werden
  • Revisionssichere Archivierung
  • Kein Mobiler Zugriff auf Daten und Belege, kein Upload von unterwegs.

 

Dann sind Sie bei uns richtig!

Die Lösung

 

centraQuest Invoice ist eine innovative Lösung für das automatische Sammeln und Erfassen von Eingangsbelegen und deren gemeinsamer Prüfung, Verarbeitung und Austausch.

 


Rechnungseingang

Rechnungen aus allen Quellen werden automatisch gebündelt und zur Verarbeitung dem richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.

  

Automatische oder manuelle Indexierung

Inhalte wie Lieferant, ESR Zeile, Datum, Beträge usw. werden automatisch ausgelesen und in die Eingabemaske übertragen. Dadurch wird der Erfassungsaufwand erheblich minimiert.

 

Prüf- und Freigabeprozess

Der integrierte Prüf- und Freigabeworkflow lässt sich individuell an Ihre Unternehmensprozesse anpassen.

 

Mandantenfähigkeit

 

Die integrierte Mandantenerkennung analysiert automatisch alle einkommenden Belege und trennt diese nach Mandanten.

 

Revisionssichere Archivierung

All Ihre Belege und Anhänge werden automatisch revisionssicher archiviert.

 

Alles auf einen Blick

Mit centraQuest Invoice behalten Sie all Ihre Lieferanten und deren Belege im Blick. Wichtige Informationen wie die Anzahl der offenen Rechnungen, deren Status und Höhe sind sofort ersichtlich. Auf Wunsch können zudem Email-Benachrichtigungen zu verschiedensten Ereignissen eingerichtet werden. 

 

Änderungsgeschichte (Nachvollziehbarkeit)

Alle Prozessschritte werden dokumentiert und übersichtlich auf der Buchungsmaske dargestellt.

 

Integration in Ihr Buchhaltungs- und ERP System

Über eine Schnittstelle kann centraQuest Invoice alle Stamm- und Bewegungsdaten an Ihre Systeme übergeben. Deshalb ist keine Mehrfacherfassung bzw. -pflege von Daten notwendig.

 

E-Mail Integration

Rechnungen können automatisiert aus E-Mails extrahiert werden.

centraQuest Invoice erlaubt es Ihnen, aus dem Workflow heraus standardisierte E-Mails zu versenden. Diese werden an den Beleg angeheftet und gewährleisten so eine lückenlose Dokumentation.

 

Berechtigungen / Zugriffschutz

Das innovative Berechtigungssystem ermöglicht die Realisierung von sehr komplexen Berechtigungsszenarien.

 

Suchen und Finden

Die integrierte Volltext-/Metadatensuche erlaubt Ihnen ein einfaches Finden von Belegen anhand beliebiger Suchkriterien - wie z.B. auch MWST-Nr., Barcode, Brutto- oder Nettobetrag, auch innerhalb aller Dokumenten!

 

Reporting/Dashboard

Die integrierte Reporting-Engine erlaubt eine schnelle Umsetzung von kundenspezifischen Reports und Dashboards mittels welchen Sie Ihre Prozesse, Zahlen und Fristen überwachen können.

 

Export

Automatisch oder per Knopfdruck lassen sich Daten und Belege exportieren und so für weitere Anwendungszwecke bereitstellen.

 

Datenaustausch & Zugriff?

Mit centraQuest Invoice können Sie Ihre Daten und Belege per Knopfdruck mit Anderen austauschen.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

  •    Zugriff mit Invoice Desktop Client
  •    Datenaustausch über das Web-Portal
  •    Versand der Belege per Mail
  •    Versand von Links auf Belege per Mail
  •    Belege mobil hochladen
  •    Belegfreigabe von unterwegs. 

Welchen Mehrwert bietet Ihnen centraQuest Invoice?

 

Key Features:

  • Einfacher Upload der Belege
  • Stapelverarbeitung, automatische Belegtrennung über QR, Barcode oder Trennblatt
  • Mandantenfähigkeit
  • Übersichtlicher Rechnungseingang
  • Zentrale Stammdatenverwaltung
  • Einfaches Anlegen neuer Mandanten
  • Import/Export aller Stammdaten mittels universal Schnittstelle, per Excel oder CSV
  • Div. Filtermöglichkeiten z.B. nach Mandanten, nach Status usw.
  • Einheitliche Kontierungsmaske
  • Vorlagenbasierte Kontierung
  • Automatisches Auslesen relevanter Informationen aus den Belegen
  • Einfache und schnelle Suche
  • Saubere Organisation der anstehenden Aufgaben
  • Prüf-/Freigabeprozess
  • Anbindung an Ihre bereits vorhandene Buchhaltungs-/ERP-Software (inkl. Abacus, sage50 Extra u.v.m.)
  • Mobiler Zugriff auf alle Belege, Mails und Dauerakten
  • Portal zur Anzeige wichtiger Daten und Dokumente
  • Umfangreiche Reportingmöglichkeiten
  • Archiv mit Dauerakte für Ihre Mandanten
  • Zentrale Stammdatenverarbeitung



Invoice Modul

Das centraQuest Invoice Modul ist ein effizientes und einfach zu bedienendes Tool das Ihnen ermöglicht Rechnungen und Belege aus beliebigen Quellen zusammenzuführen, archivieren und nach Wunsch weiterzuverarbeiten.

 

Die wichtigsten Informationen werden automatisch aus den Dokumenten herausgelesen und können mittels unserer Schnittstelle mit den Informationen aus ihrem ERP ergänzt und auch gleich verbucht werden. Anschliessend bieten wir die Möglichkeit die Zahlungen der ausstehenden Rechnungen nach Genehmigung der Verantwortlichen Person automatisch auszulösen.



Herausforderung

 

  • Mehrere Rechnungseingänge
  • Suchen & Finden im Archiv
  • Zeitintensives verarbeiten von Rechnungen
  • Niedrige Kosten
  • Keine Papierflut
  • Ausbaufähigkeit
  • Installation
  • Integration
  • Gesetzeskonform

Ihr Nutzen

 

  • Alle Rechnungen automatisch gebündelt
  • Google ähnliche Suche
  • Rechnungen werden automatisch verarbeitet
  • Vorkonfigurierte Standardlösung
  • Digitale Archivierung
  • Modulare Erweiterungen
  • Keine Installation (Plug & Play)
  • Div. Schnittstellen (Sage, Abacus, Select Line)
  • Revisionssichere Archivierung

 



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centraQuest Rechnungsmanager Flyer
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