centraQuest KI Rechnungsmanager

"Der KI-Rechnungsmanager von centraQuest automatisiert Ihren gesamten Kreditorenprozess – von der Rechnungserfassung bis zur revisionssicheren Archivierung."

Der KI-Rechnungsmanager von centraQuest digitalisiert und automatisiert den gesamten Kreditorenprozess – vom Rechnungseingang bis zur revisionssicheren Archivierung.

Rechnungen werden automatisch erfasst, analysiert, kontiert, geprüft und an Ihr ERP übergeben.

Ihre Buchhaltung prüft nur noch – statt alles manuell zu erfassen.

Das Ergebnis:

• weniger manueller Aufwand

• schnellere Freigaben

• volle Transparenz über alle Rechnungen

Ohne ERP-Wechsel.
Ohne komplexe IT-Projekte.

Ihre Buchhaltung prüft nur noch die automatisch erfassten Daten, statt Rechnungen manuell zu erfassen.

Unverbindlich • ca. 20 Minuten • konkrete Einschätzung Ihres Potenzials

Typische Engpässe in Schweizer KMU

In vielen Unternehmen kostet die Rechnungsverarbeitung unnötig Zeit – nicht wegen der Buchhaltung, sondern wegen Medienbrüchen und fehlender Prozessführung:

• Rechnungen liegen in E-Mail-Postfächern oder in Papierstapeln

• Freigaben dauern Tage oder Wochen, weil Verantwortlichkeiten unklar sind

• Skontofristen werden verpasst, Mahnungen entstehen

• Rückfragen führen zu Suchaufwand: „Wo ist diese Rechnung gerade?“

• Für Revision oder Jahresabschluss beginnt jedes Mal die Dokumentenjagd

Genau hier setzt der KI-Rechnungsmanager an: Er digitalisiert den Prozess end-to-end, automatisiert Routinearbeit und macht den Status jeder Rechnung jederzeit sichtbar.

centraQuest automatisiert den gesamten Rechnungsprozess.

Rechnungen werden automatisch:

1. erfasst
2. analysiert
3. kontiert
4. freigegeben
5. archiviert

Die Buchhaltung prüft nur noch – statt alles manuell zu erfassen.

Was Sie sofort gewinnen

• Weniger manueller Aufwand in Erfassung, Zuordnung und Ablage
• Kürzere Durchlaufzeiten durch klare digitale Freigabewege
• Mehr Kontrolle dank Transparenz, Protokoll und zentraler Suche
• Revisionssicherheit durch saubere Archivierung und Nachvollziehbarkeit

Der KI-Rechnungsmanager basiert auf der centraQuest ECM Plattform – einer flexiblen Lösung für Dokumenten- und Geschäftsprozesse in Schweizer KMUs.

Das bedeutet für Sie:

• Flexible Workflows
• Freigabeprozesse lassen sich exakt an Ihre Organisation anpassen.
• Integration statt Systemwechsel

Der KI-Rechnungsmanager integriert sich in Ihre bestehende ERP- oder Buchhaltungssoftware.

Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle

Betrieb wahlweise:

• On-Premise
• oder in einem Schweizer Rechenzentrum

Erweiterbar

Neben Rechnungen können auch weitere Dokumentenprozesse digitalisiert werden – z. B. Verträge oder Projektakten.

1. Rechnungseingang automatisieren

Rechnungen gelangen automatisch ins System:

• E-Mail
• Scan
• PDF
• Upload
• mobile Erfassung

Alle Belege werden zentral gesammelt und verarbeitet.

2. KI liest die Rechnung

Die KI erkennt automatisch:

• Prüfer
• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Beträge
• Datum
• Zahlungsbedingungen
• Kontierungsreferenz
• ESR / QR-Code

Sogar handschriftliche Belege und Quittungen werden erkannt.

3. Automatischer Freigabe-Workflow

Die Rechnung wird automatisch an die richtige Person weitergeleitet:

• Projektleiter

• Abteilungsleiter

• Buchhaltung

Der Status ist jederzeit sichtbar.

4. Übergabe an Ihr ERP

Nach der Freigabe werden Rechnungen direkt an Ihr ERP übergeben.

z.B.

• Accounto

• Abacus

• sage50
• lobos

• HiSoft

• WinBiz

• andere Buchhaltungssysteme

Keine doppelte Datenerfassung.

5. Revisionssicher archiviert

Alle Dokumente werden automatisch archiviert:

• gesetzeskonform

• vollständig nachvollziehbar

• jederzeit auffindbar

Ein mittelgrosses Unternehmen verarbeitet jährlich rund 10'000 Rechnungen.

Manueller Prozess

• ca. 3 Minuten Erfassung pro Rechnung

• rund 500 Stunden Aufwand pro Jahr

Mit dem KI-Rechnungsmanager

• Rechnungen werden automatisch erkannt und verarbeitet

• die Buchhaltung prüft nur noch die Daten

Der Aufwand reduziert sich auf etwa 1 Minute pro Rechnung.

Ergebnis

• rund 170 Stunden Aufwand pro Jahr

• über 300 Stunden Zeitersparnis

Das entspricht mehr als 7 Arbeitswochen pro Jahr.

centraQuest passt sich Ihrem Unternehmen an – nicht umgekehrt

Viele Lösungen verlangen:

• komplexe Prozesse
• teure Implementierungsprojekte
• komplexe Systemlandschaften
• können nur als Cloud dienst genutzt werden

"centraQuest ist anders."

Flexible Plattform

Workflows und Prozesse lassen sich einfach anpassen.
Volle Kontrolle über Ihre Daten

Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle

• On-Premise
• oder in der Schweizer Cloud

Der KI-Rechnungsmanager ist ideal für:

• KMU mit 2'000 – 50'000 Rechnungen pro Jahr
• Unternehmen mit mehreren Freigabestufen
• Unternehmen mit hohen Spezialprüfungsaufwand bei Rechnungen
• Firmen mit verteilten Standorten
• Organisationen mit Revisionsanforderungen

In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen:

• wo heute Zeit verloren geht

• wie viel Automatisierung möglich ist

• wie eine Lösung konkret aussehen kann

Kostenlose Prozessanalyse buchen

Wie aufwendig ist die Einführung?

In der Regel ist das System innerhalb wenigen Wochen einsatzbereit.

Ist eine Cloud-Lösung Pflicht?

Nein, Invoice läuft On-Premise oder in einem Schweizer Rechenzentrum.

Welche Belege erkennt die KI?

Gedruckte und handschriftliche Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Spesenformulare etc.

Funktioniert das mit unserem ERP?

Ja, Invoice lässt sich flexibel integrieren – auch in individuelle Buchhaltungslösungen.

Was kostet centraQuest Invoice?

Modulares Preismodell mit einfacher Lizenzstruktur. Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot.

Finden Sie heraus, wie viel Potenzial in Ihrer Rechnungsverarbeitung steckt

In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen:

• wo heute Zeit verloren geht
• wie viel Automatisierung möglich ist
• wie eine Lösung konkret aussehen kann

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Invoice – Automatisierte Rechnungsverarbeitung für KMUs.

Einfach. Sicher. Durchdacht.