Weshalb soll ich in meinem Unternehmen ein DMS Dokumentenverwaltung einführen?

Ablegen

  • Keine Falschablagen mehr durch vordefinierte Ablageparameter
  • Unterstützung bei der Ablage durch Assistenten
  • Zugriff auf Fremddaten wie Adress- oder Projektinformationen zur gezielten Ablage
  • Kontextsensitives Ablegen durch intelligente Verknüfung von Fachapplikationen

Zugriff/Finden

  • Schnellerer Informationszugriff dank performanter Suche und Mehrfachablagestruktur
  • Wichtige E-Mails, Dokumente und Belege über nur ein System auffindbar
  • Ansprechende Darstellung von Suchresultaten auf dem Portal
  • Weltweiter Zugriff auf Ihre Dokumente (auch für Partner und Kunden!?)

Infrastruktur/Sicherheit

  • Verbesserte Dokumentensicherheit, weniger Dokumentenverlust
  • Bessere Kontolle an welchen Dokumente gearbeitet wird durch integrierte Sperrmechansimen
  • Zugriff auf die letzte aktuelle Version einer Datei (Versionnierung)
  • Basisinfrastruktur für das Erstellen von Dokumenten lastigen Applikationen
    Geringerer Platzbedarf (mittels Doublettenkontrolle nur einmal abgelegt)
  • Entlastung von E-Mail Systemen

Reporting

  • Verbesserte Controlling-Reporting Möglichkeiten,
    (z.B. wieviele Verträge wurden erstellt, was sind die letzten Dokumente usw.)

Ausbau/Erweiterbarkeit

  • Wissensdatenbank
  • Intranet-/Exptranet-, Projektportal
  • Vertragsverwaltung
  • QMS/ISO Handbuch
  • Personaldossier

Gesetzes Konformität

  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen