CareFlow

„Entlasten Sie Ihre Administration, vermeiden Sie Fehler und behalten Sie jederzeit den Überblick –
dank lokaler KI und nahtloser Integration in Ihre bestehenden Systeme.“

In vielen Alters- und Pflegeheimen werden Kreditorenrechnungen noch immer manuell verarbeitet – fehleranfällig, zeitaufwendig und wenig transparent. Ob Rechnungen per E-Mail, Post oder als Scan eintreffen: Die manuelle Weiterleitung, Prüfung und Kontierung ist oft umständlich und kostet wertvolle Zeit im ohnehin anspruchsvollen Pflegealltag.

Fehlende Ressourcen in der Administration, steigende regulatorische Anforderungen und der Druck zur Digitalisierung stellen viele Heime vor zusätzliche Herausforderungen.

CareFlow automatisiert Ihre Kreditorenprozesse – von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung.

Mit CareFlow digitalisieren und automatisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, analysiert und intelligent aufbereitet. Die Weiterleitung an zuständige Mitarbeitende erfolgt regelbasiert, die Buchhaltung prüft nur noch die Vollständigkeit – und gibt per Klick frei.

Einfach, sicher und ohne aufwendige IT-Projekte.

Unsere Stärken für die Pflegebranche

•     Lokale KI erkennt auch handschriftliche Belege, Quittungen und Spesenformulare.
•     Rechnungen erfassen via E-Mail, Drag & Drop oder Scan – ganz ohne Schulungsaufwand.
•     Automatische, regelbasierte Weiterleitung an Verwaltung und Heimleitung.
•     Revisionssichere Ablage – kein Verlust von Belegen, kein manuelles Archivieren.
•     Automatische Stammdatenpflege und Dublettenprüfung.
•     Anbindung an Systeme wie Lobos, Sage – oder individuelle Integration.

Warum unsere Lösung? 

• Zeit & Budget sparen
  Weniger manueller Aufwand, geringere Fehlerquote – schnelle Amortisation durch Automatisierung.
• Pflegegerechte Intelligenz
  Auch handschriftliche Zettel, Quittungen oder Lieferantenrechnungen werden zuverlässig erkannt.
• Skalierbar & modular
  Für kleine Heime oder grosse Trägerschaften – individuell erweiterbar
  (z. B. für Bewohnerakte, Personaldossier, Vertragsverwaltung, E-Mail-Archivierung etc.).
• Datensicherheit & DSG-Konformität
  Datenspeicherung in Schweizer Rechenzentren oder On-Premise – revisionssicher und gesetzeskonform.

Von der Rechnung bis zur Buchung – so funktioniert’s: 

• Erfassung
  Rechnungen gelangen per E-Mail, Scan oder Drag & Drop ins System – übersichtlich im Dashboard.
• KI-Analyse
  Rechnungsnummer, Beträge, Lieferanten, Referenzen und handschriftliche Notizen werden automatisch erkannt.
• Kontierung & Buchung
  Die KI schlägt passende Konten vor, erstellt die Kontierung und prüft sie auf Plausibilität.
• Weiterleitung & Prüfung
  Regelbasierte Zustellung an Verwaltung, Heimleitung oder Buchhaltung – je nach Freigaberegeln und Budgetkompetenz.
• Übergabe
  Nach Freigabe wird die Rechnung per Klick samt Buchungsdaten an das ERP-System übergeben.
• Archivierung
  Alle Belege und zugehörigen E-Mails werden automatisch gesetzeskonform archiviert und fristgerecht ausgesondert.

Wer profitiert?

• Kleine bis grosse Gemeinden, die eine schlanke, zuverlässige Lösung suchen. 
• Öffentliche Verwaltungen

Wie aufwendig ist die Einführung?

In der Regel ist das System innerhalb wenigen Wochen einsatzbereit.

Ist eine Cloud-Lösung Pflicht?

Nein, CareFlow läuft On-Premise oder in einem Schweizer Rechenzentrum.

Welche Belege erkennt die KI?

Gedruckte und handschriftliche Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Spesenformulare etc.

Funktioniert das mit unserem ERP?

Ja, CareFlow lässt sich flexibel integrieren – auch in individuelle Buchhaltungslösungen.

Was kostet die CareFlow?

Modulares Preismodell mit einfacher Lizenzstruktur. Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot.

Kostenlose Demo vereinbaren:

CareFlow – Automatisierte Rechnungsverarbeitung für die Pflege.

Einfach. Sicher. Wirtschaftlich.